아웃룩 고객관리 : Outlook Customer Manager

영업 및 고객관리 Outlook Customer Manager 소개

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오늘은 오피스365에서 비교적 잘 알려지지 않았지만 무척 유용한 Outlook Customer Manager (OCM)을 소개합니다. Outlook Customer Manager는 오피스 365 비지니스 프리미엄에 포함되어 있습니다.

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굳이 영업담당이 아니더라도 조직의 대부분의 사람이 고객과 커뮤니케이션하는 업무를 수행합니다.

OCM은 영업에 적합한 도구이기도 하면서, 영업이외의 업무에도 충분히 활용할 가치가 있는 툴 입니다.

왜냐하면 우리는 대부분 고객 및 파트너사와 협업으로 업무를 수행하고 있기 때문입니다. 오늘은 OCM 본연의 기능인 영업업무에 집중해서 설명을 하겠지만 굳이 영업담당이 아니더라도 본인의 업무에 맞게 활용해도 생산성향상에 크게 도움이 될 수 있을 것이라 생각이 듭니다.

 

 

 

Customer Relationship Management 와 OCM

영업담당의 가장큰 고민 중에 하나는 영업 히스토리 관리 입니다.

영업기회발굴

영업진행

영업결과

이후 영업계획

하나 하나가 영업담당에게는 매우 소중한 정보이기도 합니다. 때로는 A라는 제품으로 알게된 고객사에게 B라는 제품을 판매하는 경우도 매우 흔합니다. 이 경우 B의 구매가능성에 대한 정보가 틈틈이 기록이 되어있어야 할 것 입니다.

문제는 이러한 히스토리를 체계적으로 관리하는 적당한 툴이 없다는 것 입니다. 물론 어느정도 규모가 되는 회사라

면, Salesforce처럼 매우정교하게 구성된 CRM이 필요하며, 이미 효율적으로 사용하고 있을 것 입니다.

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그러나 1인기업 혹은 소규모 비지니스 환경에서는 비용이나, 사용법에 대한 부담감 등으로 선뜻 도입하기가 망설여 지기도 합니다. 그래서 몇가지 툴을 써보다가 다시 엑셀로 관리하는 사례가 종종 있습니다.

 

 

 

소규모 비지니스의 고객관리 방법

클라우드서비스가 매우 활성화되고, 영업업무관련 툴이 매우 많이 나와있음에도 대부분의 영업사원은 아직도 엑셀이나, 아웃룩의 일정/작업 그리고 작은수첩에 메모한 정보로 영업을 관리하고 있습니다. 이렇게 관리하다 보면 알게모르게 많은 영업기회를 놓치게되는것이 사실 입니다.

 

 

 

 

Outlook Customer Manager

 

 

OCM 설치

OCM은 오피스365 비지니스 프리미엄에 포함되어 있습니다. 이는 데모로 설치 및 테스트가 가능합니다.

오피스365 비지니스 프리미엄을 구독 후 아웃룩을 설치하면 상단 메뉴에 자동으로 OCM아이콘이 추가됩니다.

 

 

아웃룩 좌측하단에 더보기를 클릭하면, 추가 기능이 나옵니다. 이것을 클릭하면 OCM 메인화면을 볼 수 있습니다.

Outlook Customer Manager Main 화면

 

 

 

 

OCM 정보 입력

OCM은 크게 3가지 등록항목이 있습니다.

연락처 : 담당자의 연락처 정보

이미 아웃룩에 저장된 연락처는 그대로 사용이 가능

회사 : 고객사 정보

거래 : 영업거래 정보

여기에 부가적인 전자메일, 모임, 내보내기, Flow 등의 기능이 있습니다.

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하나의 거래를 등록해 보도록 하겠습니다.

거래버튼을 클릭하면 거래 만들기 메뉴가 나옵니다. 거래는 하나의 Deal을 의미 합니다.

 

 

거래이름 : 하나의 Deal에 대한 이름. 저는 제품_고객사명으로 작성을 하겠습니다. 이렇게 하면 거래이름만으로 어떤 제품을 어느고객사에 진행하는 건인지 확인이 가능합니다.

회사이름 : 회사이름을 타이프하면 이미 등록된 회사라면 아래 리스트로 나오고 새로운 회사이름이면 그림처럼

새 회사 만들기: 회사명 형식으로 저장이 됩니다. 즉, 자동으로 회사를 같이 생성합니다.

연락처 : 연락처도 마찬가지로 이름을 타이프하면 이미 연락처에 있는 사용자는 자동으로 나오고 그렇지 않은 경우 새로 생성합니다. 거래 담당자가 고객사가 아닌 파트너사의 영업담당인 경우도 흔히 있습니다. 이 경우 파트너사의 영업담당을 넣어주면 됩니다. 하나의 거래에 연락처를 등록하면 연락처담당자와 주고받은 이메일도 활동에 자동으로 표시됩니다. 필요하면 관련 메일을 바로 열어서 볼 수 있습니다. ( 거래전에 주고 받은 메일도 모두 볼 수 있습니다. )

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이렇게 테스트로 거래를 만들면 아래와 같이 거래 정보가 생성됩니다.

 

 

처음 거래를 생성하면 거래와 연관된 모든 항목이 표시 됩니다. 연락처를 1명 추가해서 연락처는 (1)로 표시가 되어 있습니다. 이거래에 필요한 작업이나, 메모, 파일, 일정 등 다양한 항목을 복합적으로 구성할 수 있기 때문에 하나의 거래에 대한 많은 정보를 한곳에서 확인할 수 있습니다.

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거래 세부정보를 클릭하여 이 거래의 금액, 우선순위, 종료날짜, 스테이지 (Open, Success, Fail 등 선택) 등을 기록합니다.

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매우 직관적인 인터페이스를 구성하고 있기 때문에 별도의 메뉴얼이 없어도 IT지식이 많지 않은 일반사용자라도 몇 번 해 보면 쉽게 기능을 익힐 수 있습니다.

 

 

 

 

 

아이폰용 앱

 

 

 

OCM의 장점

◎ 아웃룩 데이터와 유기적인 연결 : 연락처, 메일, 전화 등의 데이터와 유기적으로 연결이 되어 있으서, 하나의 거래를 위해 이미 아웃룩에 저장된 연락처를 가져다 쓰고, 연락처에 저장된 사용자와 주고 받은 메일 그리고 전화했던 히스토리까지 하나의 거래 화면에서 볼 수 있다. 특히 놀라운(?)점은 담당자에게 전화통화를 한번 한 후 거래에 들어가서 보면 언제 담당자와 통화했었다는 히스토리까지 자동으로 업데이트 되어 기록이 된다는 점 입니다. 이것은 이미 연락처에 등록된 사용자에게 스마트폰으로 전화한 정보를 OCM이 로그로 남기는 것 입니다. 가끔 '내가 담당자에게 언제 전화했더라? 하면서 최근 통화내역을 찾아본 영업사원이 많을 것 입니다. 이것을 거래에서 한번에 조회할 수 있게 합니다. 이때 전화 했던 내용을 기록해 두면 매우 유용한 정보가 될 것입니다.

 

◎ 아웃룩 하나로 영업관리 : 기존에 엑셀파일이나 다른 툴이 필요 없이 업무에 가장 많이 사용하는 아웃룩 프로그램으로 바로 영업관리업무를 할 수 있습니다. 스마트폰용 전용앱에서도 사용이 가능합니다.

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◎ 영업거래 내용 내보내기 : 하나의 거래는 화면에서 업데이트 하면 되지만, 전체 거래에 대한 검토가 필요한 경우가 있습니다. 아웃룩 자체에서 그래픽컬하게 이를 보여주는 기능은 없습니다만, 메뉴에서 내보내기 기능으로 CSV로 내보내기가 가능합니다.

단순한 원시데이터만 내보내기 될 것이라 예상했는데, 내보낸 파일을 열어보면 아래와 같습니다.

 

고객수가 많지 않은 소규모 비지니스 규모에서는 매우 만족스러운 기능을 보여줍니다.

 

 

아쉬운 점

영업관리에 필요한 필수 기능만 아웃룩에 통합되어 유용한 기능을 제공하는 OCM이지만 몇 가지 아쉬운 점도 존재는 합니다.

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◎ 지원 플래폼의 한계 : 이름에서 볼 수 있듯이 이는 Outlook에서만 완벽한 기능을 발휘하며 Web 혹은 Mac에서는 해당 기능을 현재는 사용하지 못합니다. ( 향후 지원되길 희망합니다. )

◎ 속도 및 업데이트 : 스마트폰으로 접속 시 약간의 딜레이 발생 그리고, 정보를 수정할 경우 업데이트 하는데도 약간의 딜레이 발생.

◎ 구독 선택 제한 : 이미 해외 사용자들의 만족도가 높아서 좋은 평가를 받고 있지만, 오피스365 E3, E5 등에는 제공되지 않기 때문에 매우 많은 불만이 제기되고 있습니다. MS에서는 E3이상에서도 이 기능을 활성화 해주겠다는 말이 오래전에 있었지만 현재 더이상 진행사항이 없는것으로 알려져 있습니다.

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결론..

아직도 엑셀이나 수첩으로 고객관리를 하고 있는 분이라면, 비용대비 효과를 고려하면 적극 추천하고 싶은 기능입니다. 먼저 데모테스트가 가능하니 한달 정도 사용해 보시고 도입하시길 권장드립니다.

특히, 영업을 담당하시는 분이라면 Must Have 아이템이 아닐까 합니다.

 

 

 

 

 

 

 

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